Eine Gesprächsnotiz ist im Grundsatz eine schriftliche Zusammenfassung eines Gesprächs. Im Kontext eines Disziplinarprozesses kann die Gesprächsnotiz bspw. eine erste Eskalations-/Sanktionsstufe gemäss obigem Beispiel darstellen.

Sie dient dazu, die lernende Person über das Fehlverhalten zu orientieren und bietet somit die Möglichkeit, die Situationen zu verbessern.

Eine Gesprächsnotiz beinhaltet:

• Ist-Situation oder Ausgangslage:
  genaue Beschreibung der Beobachtungen (Wann ist was passiert?)
• Soll-Zustand oder Definition des Zielzustandes:
  was für Erwartungen werden an Verhalten, Leistungen etc. gestellt?
• Beobachtungsperiode:
  ein definierter Zeithorizont, der zur Erreichung des Zielzustandes dient
• Folgetermin:
  zur Überprüfung der Zielerreichung und der Definition des weiteren Vorgehens

Zögern Sie nicht frühzeitig die kantonale Amtsstelle auf dem Laufenden zu halten oder Rat zu holen.

Alle Arbeitnehmenden – somit auch Lernende – sind grundsätzlich verpflichtet, sich an berechtigte Vorgaben und Weisungen der Arbeitgeberin oder des Arbeitgebers zu halten. Machen sie dies nicht, kann die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber eine Verwarnung ausstellen.

Eine Verwarnung ist schriftlich festzuhalten. Die Inhalte können analog der Gesprächsnotiz konstruiert werden. Erwähnen Sie dabei bereits durchgeführte Gespräche, informieren Sie das Mittelschul- und Berufsbildungsamt und bei Minderjährigkeit der lernenden Person auch die Eltern, durch Zustellung einer Kopie mit einem entsprechenden Begleitschreiben.

Während der definierten Periode beobachten Sie die Entwicklung und das Verhalten der lernenden Person. Achten Sie bewusst auf die Punkte, die zur disziplinarischen Massnahme geführt haben.

Die Beobachtungsperiode kann von einem bis zu mehreren Monaten dauern. Zögern Sie deshalb nicht, auch zwischendurch aktiv Feedback zu geben.

Definieren Sie die Dauer und halten Sie sie schriftlich fest. Informieren Sie die lernende Person darüber.

Nach erfolgter Beobachtungsperiode gilt es zu entscheiden, ob die gewünschten Verbesserungen eingetroffen sind oder nicht.

• Sind Verbesserungen sichtbar?
• Habe ich das Engagement der lernenden Person gespürt?
• Ist das Verhalten nun genügend oder gar sehr viel besser?
• Sind die Zielvorgaben ganz oder mehrheitlich erreicht?

Wenn Sie die Fragen mit «Ja»beantworten können, kann der Disziplinarprozess abgeschlossen werden.

Honorieren und wertschätzen Sie die Entwicklungen entsprechend im Folgegespräch und machen Sie die lernende Person darauf aufmerksam, dass dieser Zustand beibehalten werden soll.

Halten Sie das Augenmerk jedoch weiterhin auf die besprochenen Punkte. So können Sie im Falle eines erneuten Leistungseinbruchs umgehend reagieren.

Wenn Sie die Fragen mit «Nein»beantworten, können Sie die nächste Eskalationsstufe einleiten.