Herausforderungen meistern

Schwierige Gespräche

Schwierige Gespräche erfolgreich zu führen, ist eine Kunst. Strukturiertes Vorgehen kann helfen, solche Situationen zu meistern.

Wenn es um schwierige Gespräche geht, dann dreht es sich meistens um Fragen der persönlichen Leistung. Solche Gespräche sind anspruchsvoll. Es ist ebenfalls eine Realität, dass Menschen unterschiedlich mit solchen Situationen umgehen.

Ein ruhiges und konstruktives Gespräch, das mit der einen Person geführt wird, kann mit einer anderen Person weniger funktionieren. Menschen sind sehr unterschiedlich.

Vorbereitungen

Eine saubere und sorgfältige Vorbereitung ist das A und O für eine erfolgreiche Durchführung. Überlegen Sie sich deshalb vorgängig:

Wie Sie den Termin kommunizieren
Wann das Gespräch stattfindet
Wo das Gespräch stattfinden soll (stellen Sie sicher, dass das Gespräch ungestört geführt werden kann)
Wer nimmt alles am Gespräch teil
Welche Unterlagen Sie benötigen
Was für Einwände auftreten können
Welche nächsten Schritte nach dem Gespräch folgen

Halten Sie die wichtigsten Punkte schriftlich fest, um sich bestmöglich auf die Situationen einstellen zu können.

Gesprächsvorbereitung

Raster für Vorbereitung eines Gespräches.

Durchführung / Gliederung

Eine klare Struktur hilft Ihnen bei der Durchführung des Gesprächs. Sie stellen damit sicher, alles Notwendige anzusprechen, die Zeit und die Kontrolle über das Gespräch zu halten und professionell aufzutreten.

Einstieg: Begrüssung, Kontakt schaffen
Ablauf erläutern: Dauer des Gesprächs, Ziele formulieren, bei Bedarf Rollen klären
Hauptteil: Eigene Beobachtungen, Folgen des Verhaltens und den gewünschten Zielzustand mitteilen
Feedback: Meinungen des Gegenübers einholen
Beschluss: Vergleich der Meinungen, Übereinstimmungen und Differenzen erwähnen und annehmen
Abschluss: Gespräch zusammenfassen, weiteres Vorgehen erläutern (bspw. Folgetermin), Dank aussprechen
Verabschiedung

Tipps: Gesprächsdurchführung

Bereiten Sie sich gut vor.
Führen Sie Gespräche zeitnah zu den Vorfällen, auf welche sich das Gespräch bezieht.
Kommen Sie schnell zur Sache, bewahren Sie Ruhe.
Seien Sie klar, deutlich, freundlich und respektvoll.
Bleiben Sie fokussiert, vermeiden Sie Rechtfertigungen.
Fassen Sie die wichtigsten Erkenntnisse zum Schluss zusammen.

Nachbereitung

Halten Sie nach dem Abschluss des Gespräches stichwortartig die wichtigsten Inhalte und Erkenntnisse fest. Dies kann insbesondere für Konflikte hilfreich sein.

Weiterführende Informationen

Hilfsmittel im Falle von Krisen

Je früher Vorgesetzte mögliche Krisen bei Mitarbeitenden ansprechen, desto besser. Das nützt auch dem Betrieb. Denn es verhindert lang andauernde Leistungseinbussen, Krankschreibung oder gar Kündigung.